About the job

Line of Service

Internal Firm Services


Industry/Sector

Not Applicable


Specialism

IFS - Administration


Management Level

Associate


Job Description & Summary

Ensures the smooth operation of the office, by coordinating administrative support across the office and ensures that the office is supported in an efficient and effective manner. Responsible for procurement of office supplies. Oversight of office help, drivers and reception.



Financial


Adhere to the allocated budget for the Office Services function

Propose costs saving solutions as appropriate

Work with procurement with regards to office needs (supplies, consumables)

Prepare purchase orders for all office management supplies, rent, utilities and service charges


Customer

In line with Procurement guidelines, provide office services supplies

Coordinate local events, office events with close liaison with the Office Manager

Coordinate printing and binding requests

Facilitate New Hire on-boarding process via coordinating inductions and other matters with HR

Notify HC, IT and receptionist of new hires/departures, and provide/remove security passes and access to office as appropriate

Handles and reports ad-hoc issues arising

Acts as an interface between administrative staff and management

Manage external archiving if relevant

Manage seating, storage and parking allocations

Oversee couriers and post room

Provide coaching and support for junior EAs if applicable


Internal Process

Manage Office administrator assignment and conflicts

Adhere to policies and procedures set by management

Coordinate driver schedules, reviews timesheets and manages leave

Coordinate office administrator schedules, reviews timesheets and manages leave

Coordinate receptionist schedules, reviews timesheets and manages leave

Manage maintenance, repairs

Manage cleaners and other outsourced services

Liaise with office landlord

Fire safety warden and business resilience liaison

Manage local office petty cash


Learning and Growth

Follow up closely on the daily operation of junior staff to ensure support for office operation is being well-maintained and provided fairly to all office users

Standardise and improve efficiency of internal office management processes

Assist the Office Manager in recruiting and deploying junior admin staff (receptionist, office assistants, drivers, etc. according to local needs)

Training new office management team members

Performance management of direct reports

Act as a key resource and liaison to other functional areas of the business, building cross-functional relationships as needed



Education (if blank, degree and/or field of study not specified)

Degrees/Field of Study required:


Degrees/Field of Study preferred:


Certifications (if blank, certifications not specified)


Required Skills


Optional Skills



Desired Languages (If blank, desired languages not specified)



Travel Requirements

Not Specified


Available for Work Visa Sponsorship?

No


Government Clearance Required?

No


Job Posting End Date

استلم 200 اعلان توظيف  فى قطر  يوميا على هاتفك مباشره انضم لنا على الواتساب الان

Receive 200 job ads in Qatar  daily directly on your phone Join us on WhatsApp now

https://chat.whatsapp.com/L4rYBlWyVJhFJ8wuNDAbbW

او التليجرام Telegram 

https://t.me/qatarjo

عن العمل
خط الخدمة
خدمات الشركة الداخلية

قطاع الصناعة
غير قابل للتطبيق

التخصص
IFS - الإدارة

مستوى الإدارة
شريك

الوصف الوظيفي والملخص
يضمن التشغيل السلس للمكتب ، من خلال تنسيق الدعم الإداري عبر المكتب ويضمن دعم المكتب بطريقة تتسم بالكفاءة والفعالية. مسؤول عن شراء اللوازم المكتبية. الإشراف على مكتب المساعدة والسائقين والاستقبال.


مالي

التقيد بالميزانية المخصصة لوظيفة خدمات المكتب
اقتراح حلول لتوفير التكاليف حسب الاقتضاء
العمل مع المشتريات فيما يتعلق باحتياجات المكتب (اللوازم والمواد الاستهلاكية)
إعداد أوامر الشراء لجميع مستلزمات إدارة المكاتب والإيجار والمرافق ورسوم الخدمة

عميل
تمشيا مع إرشادات الشراء ، توفير لوازم الخدمات المكتبية
تنسيق الأحداث المحلية ، والمناسبات المكتبية مع الاتصال الوثيق مع مدير المكتب
تنسيق طلبات الطباعة والتجليد
تسهيل عملية تعيين الموظفين الجدد من خلال تنسيق الحث والمسائل الأخرى مع الموارد البشرية
إبلاغ منسق الشؤون الإنسانية وتكنولوجيا المعلومات وموظف الاستقبال بالتعيينات الجديدة / المغادرين ، وتوفير / إزالة تصاريح الأمان والوصول إلى المكتب حسب الاقتضاء
يعالج ويبلغ عن القضايا المخصصة الناشئة
يعمل كواجهة بين الموظفين الإداريين والإدارة
إدارة الأرشفة الخارجية إذا كان ذلك مناسبًا
إدارة أماكن الجلوس والتخزين ومواقف السيارات
الإشراف على البريد وغرفة البريد
توفير التدريب والدعم لـ EAs المبتدئين إذا كان ذلك ممكنًا

عملية داخلية
إدارة تعيين مسؤول Office والتعارضات
الالتزام بالسياسات والإجراءات التي تضعها الإدارة
تنسيق جداول السائقين واستعراض الجداول الزمنية وإدارة الإجازات
تنسيق جداول مدير المكتب ومراجعة الجداول الزمنية وإدارة الإجازات
تنسيق جداول موظفي الاستقبال ومراجعة الجداول الزمنية وإدارة الإجازات
إدارة الصيانة والإصلاحات
إدارة عمال النظافة والخدمات الخارجية الأخرى
الاتصال بمالك المكتب
مراقِب السلامة من الحرائق ومنسق مرونة الأعمال
إدارة المصروفات النثرية للمكاتب المحلية

التعلم والنمو
متابعة العمليات اليومية للموظفين المبتدئين عن كثب لضمان الحفاظ على دعم عمليات المكتب بشكل جيد وتقديمه بشكل عادل لجميع مستخدمي المكتب
توحيد وتحسين كفاءة عمليات إدارة المكاتب الداخلية
مساعدة مدير المكتب في تعيين ونشر الموظفين الإداريين المبتدئين (موظف استقبال ، مساعدي مكتب ، سائقين ، وما إلى ذلك وفقًا للاحتياجات المحلية)
تدريب أعضاء فريق إدارة المكتب الجدد
إدارة أداء التقارير المباشرة
العمل كمورد رئيسي والاتصال بالمجالات الوظيفية الأخرى للعمل ، وبناء علاقات متعددة الوظائف حسب الحاجة


التعليم (إذا كان فارغًا ، الدرجة و / أو مجال الدراسة غير محدد)
الدرجات العلمية / مجال الدراسة المطلوب:

الدرجات العلمية / مجال الدراسة المفضل:

الشهادات (إذا كانت فارغة ، لم يتم تحديد الشهادات)

المهارات المطلوبة

مهارات اختيارية


اللغات المرغوبة (إذا كانت فارغة ، لم يتم تحديد اللغات المرغوبة)


متطلبات السفر
غير محدد

متاح لرعاية تأشيرة العمل؟
لا

مطلوب تصريح حكومي؟
لا

استلم 200 اعلان توظيف  فى قطر  يوميا على هاتفك مباشره انضم لنا على الواتساب الان

Receive 200 job ads in Qatar  daily directly on your phone Join us on WhatsApp now

https://chat.whatsapp.com/L4rYBlWyVJhFJ8wuNDAbbW

او التليجرام Telegram 

https://t.me/qatarjo

Post a Comment

أحدث أقدم