Qatar Jobs Today:(Federal Experts Consultancy LLC) Company hiring (Administrative Secretary)in Qatar. Learn the details and how to apply through the following advertisement.
The required jobs in the company (Federal Experts Consultancy LLC) and their details:
Job title (Administrative Secretary)
Job description
Roles & Responsibilities
As an Executive Secretary based in Qatar, you will provide administrative and secretarial support to executives or high-level management within the organization. Your role will involve managing their schedules, coordinating meetings, handling correspondence, and ensuring the smooth operation of the executive's office. Key responsibilities include:
Communication and Correspondence:
Manage incoming and outgoing correspondence, including emails, letters, and phone calls, on behalf of the executive.
Draft and prepare memos, reports, presentations, and other documents as required.
Maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
Meeting Coordination and Support:
Arrange and coordinate meetings, conferences, and business trips, including booking venues, arranging travel logistics, and preparing meeting materials.
Attend meetings as required, take minutes, and prepare meeting summaries or reports.
Follow up on action items and deadlines, ensuring timely completion.
Documentation and Records Management:
Maintain and organize documents, files, and records, both in physical and electronic formats.
Develop and implement efficient filing systems, ensuring easy retrieval of information.
Review and proofread documents for accuracy and completeness.
Administrative Support:
Provide general administrative support to the executive, including preparing expense reports, managing office supplies, and handling other ad hoc administrative tasks.
Coordinate and prioritize tasks, manage multiple deadlines, and handle any urgent or last-minute requests.
Relationship Management:
Build and maintain effective relationships with internal and external stakeholders, including clients, partners, and other team members.
Serve as a point of contact between the executive and other departments or individuals, ensuring effective communication and coordination.
Desired Candidate Profile
Bachelor's degree in business administration, office management, or a related field is preferred but not mandatory.
Proven experience as an executive secretary, personal assistant, or similar role supporting senior executives.
Excellent organizational and time management skills, with the ability to prioritize tasks and work under pressure.
Strong attention to detail and accuracy in handling documents, correspondence, and scheduling.
Proficiency in Microsoft Office suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other relevant software or tools.
Strong written and verbal communication skills in English, with the ability to compose professional and grammatically correct correspondence.
Discretion and confidentiality in handling sensitive information and maintaining the privacy of the executive.
Professional demeanor, with excellent interpersonal skills and the ability to work effectively with individuals at all levels.
Adaptability and flexibility to manage to change priorities and handle unexpected situations.
Knowledge of office management systems and procedures.
Familiarity with Qatar's business culture, protocols, and etiquette is advantageous.
How to apply for jobs
To apply for previous jobs, you can follow these steps:
- To go to the submission page. (Federal Experts Consultancy LLC Company is looking to hire Administrative Secretary)
- Click on a job title to view details.
- Please click the Easy Apply button at the top of the page.
- Enter the required information in the pop-up screens.
- Click Review to review the form.
Source and additional details
- Job source: the company's official website
- Publication Date:12-6-2023 (Please confirm the date before applying).
- Required Nationalities: All nationalities.
وظائف قطر اليوم: (Federal Experts Consultancy LLC) تقوم بالتعاقد مع شركة (سكرتير إداري) في قطر. تعرف على تفاصيل وكيفية التقديم من خلال الإعلان التالي.
الوظائف المطلوبة في الشركة (Federal Experts Consultancy LLC) وتفاصيلها:
المسمى الوظيفي (سكرتير اداري)
المسمى الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
بصفتك أمينًا تنفيذيًا مقره في قطر ، ستوفر الدعم الإداري والسكرتاري للمديرين التنفيذيين أو الإدارة عالية المستوى داخل المنظمة. سيشمل دورك إدارة جداولهم ، وتنسيق الاجتماعات ، والتعامل مع المراسلات ، وضمان التشغيل السلس لمكتب المدير التنفيذي. المسؤوليات الرئيسية تشمل:
التواصل والمراسلات:
إدارة المراسلات الواردة والصادرة ، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والمكالمات الهاتفية نيابة عن المدير التنفيذي.
قم بصياغة وإعداد المذكرات والتقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى كما هو مطلوب.
الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.
تنسيق الاجتماع والدعم:
ترتيب وتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات ورحلات العمل ، بما في ذلك حجز الأماكن ، وترتيب لوجستيات السفر ، وإعداد مواد الاجتماعات.
احضر الاجتماعات كما هو مطلوب ، ودوّن محاضرًا ، وقم بإعداد ملخصات الاجتماعات أو التقارير.
متابعة بنود العمل والمواعيد النهائية ، وضمان الانتهاء في الوقت المناسب.
إدارة الوثائق والسجلات:
الاحتفاظ بالوثائق والملفات والسجلات وتنظيمها ، بصيغتين مادية وإلكترونية.
تطوير وتنفيذ أنظمة حفظ الملفات الفعالة ، مما يضمن سهولة استرداد المعلومات.
مراجعة المستندات وتصحيحها للتأكد من دقتها واكتمالها.
الدعم الإداري:
توفير الدعم الإداري العام للسلطة التنفيذية ، بما في ذلك إعداد تقارير النفقات ، وإدارة اللوازم المكتبية ، والتعامل مع المهام الإدارية المخصصة الأخرى.
تنسيق المهام وتحديد أولوياتها وإدارة المواعيد النهائية المتعددة والتعامل مع أي طلبات عاجلة أو طلبات اللحظة الأخيرة.
إدارة العلاقات:
بناء والحفاظ على علاقات فعالة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين ، بما في ذلك العملاء والشركاء وأعضاء الفريق الآخرين.
العمل كنقطة اتصال بين الإدارة التنفيذية والإدارات الأخرى أو الأفراد ، مما يضمن التواصل والتنسيق الفعال.
الملف الشخصي المرشح المطلوب
يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو أي مجال ذي صلة ولكنه ليس إلزاميًا.
خبرة مثبتة كسكرتير تنفيذي أو مساعد شخصي أو دور مشابه يدعم كبار المديرين التنفيذيين.
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة ، مع القدرة على تحديد أولويات المهام والعمل تحت الضغط.
الاهتمام الشديد بالتفاصيل والدقة في التعامل مع المستندات والمراسلات والجدولة.
الكفاءة في مجموعة Microsoft Office (Word و Excel و PowerPoint و Outlook) والبرامج أو الأدوات الأخرى ذات الصلة.
مهارات تواصل كتابي وشفهي قوية باللغة الإنجليزية ، مع القدرة على كتابة مراسلات احترافية وصحيحة نحويًا.
السرية في التعامل مع المعلومات الحساسة والحفاظ على خصوصية السلطة التنفيذية.
السلوك المهني ، مع مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والقدرة على العمل بفعالية مع الأفراد على جميع المستويات.
القدرة على التكيف والمرونة لإدارة تغيير الأولويات والتعامل مع المواقف غير المتوقعة.
معرفة نظم وإجراءات إدارة المكاتب.
الإلمام بثقافة الأعمال في قطر والبروتوكولات والآداب أمر مفيد.
كيفية التقدم للوظائف
للتقدم لوظائف سابقة يمكنك اتباع الخطوات التالية:
- للذهاب إلى صفحة التقديم. (تتطلع شركة Federal Experts Consultancy LLC لتوظيف سكرتير إداري)
- انقر فوق المسمى الوظيفي لعرض التفاصيل.
- الرجاء النقر فوق الزر "تطبيق سهل" في الجزء العلوي من الصفحة.
- أدخل المعلومات المطلوبة في الشاشات المنبثقة.
- انقر فوق مراجعة لمراجعة النموذج.
المصدر وتفاصيل إضافية
- مصدر الوظيفة: الموقع الرسمي للشركة
- تاريخ النشر: 12-6-2023 (يرجى تأكيد التاريخ قبل التقديم).
- الجنسيات المطلوبة: جميع الجنسيات.
إرسال تعليق